Корзина
41 отзыв
+380
63
263-93-12
+380
67
484-24-69
Создание интернет магазинов, разработка и продвижение сайтов
Корзина
Для чого малому бізнесу переходити на електронний документообіг?

Для чого малому бізнесу переходити на електронний документообіг?

Для чого малому бізнесу переходити на електронний документообіг?

Про переваги, вартість і доцільність впровадження електронного документообміну розповідають керівник онлайн-сервісу обміну документами «Вчасно» Оксана Ферчук і директор департаменту з розвитку продуктів кампанії ЕКОМ Антон Коков.

Вам більше не треба чекати кур’єра з важливим документом, зберігати купу договорів у шафах і витрачати час на пошук, а ще ви можете підписувати важливі документи онлайн. І це вже не мрія, а реальність. Саме так тепер працюють не лише великі підприємства, а й малий бізнес. Все, що вам потрібно, це комп’ютер і сервіс  електронного обміну документів. Про його переваги, вартість і доцільність впровадження в програмі “На відстані клику” Українського радіо розповідали директор департаменту з розвитку продуктів кампанії ЕКОМ Антон Коков і керівник онлайн сервісу обміну документами «Вчасно» Оксана Ферчук. Ведуча – Марина Куликова

Як працює система обміну документами “Вчасно” і які основні її функції?

Оксана Ферчук: Це хмарний сервіс, простіше кажучи, адреса в інтернеті. Будь-хто, хто має  електронно-цифровий підпис, може зайти за цією адресою, зареєструватись, після реєстрації можна завантажувати документи, з якими ви хочете працювати, накладати свій електронно-цифровий підпис і,  моментально вказавши адресу вашого контрагента, надіслати йому підписаний вами документ.

І він буде дійсний?

Оксана Ферчук: Він буде дійсним тільки тоді, коли ваш контрагент, отримавши email-листа, побачить посилання, перейде за цим посиланням  на наш хмарний сервіс, зареєструється один раз в цьому сервісі,  побачить документи, які  йому надіслав його партнер, і  накладе свій електронний цифровий підпис. Два електронно-цифрових підписи з обох сторін утворюють документ, що має юридичну вагу.  Після цього  він збережений в електронному  архіві, до нього можна доступитись в будь-який момент, обидва контрагенти можуть його зберегти на локальному комп’ютері, наприклад, якщо це цікаво, але в принципі хмарні сервіси – це надійна історія, тому можна там іх і залишати і більше не турбуватись “Де мої документи?”, “Коли їх принесе кур’єр?”.

vchasno.com.ua фото

Великий жирний плюс і справді економія часу. Якщо нас зараз слухає малий підприємець, перше питання, яке може в нього виникнути, власне – навіщо зараз мені  ця система, які переваги вона дає?

Оксана Ферчук: Ми бачимо, особливо для невеликих підприємців, для тих, хто тільки структурує свій бізнес, три окремі позитивні історії з електронними документами: це економить час, суттєво економить гроші, а третє – це надійна система, яка піднімає надійність взагалі роботи з документами.Уявіть собі підприємця, який починає працювати. Він укладає якісь контракти, в нього з’являються клієнти, з якими він щось продає або навпаки він щось купує. Будь-яка купівля або продаж  в Україні супроводжується набором документів: треба заключити контракт, може,  якісь допоміжні документи до цього контракту, наприклад специфікація, чи передоплата, чи треба виставити рахунок на оплату, а після здійснення оплати треба обмінятись актом виконаних робіт, і цей список можна ще продовжувати.

Так, він величезний.

Оксана Ферчук: Коли це один великий клієнт, це супер, ти один раз зробив ці документи і радієш грошам, які в тебе є.  

Але так не буває.

Оксана Ферчук: Так не буває. Бувають і маленькі клієнти, й великі клієнти, їх кількість в успішному бізнесі зростає. Зростає кількість клієнтів – зростає кількість часу,  який  ти як власник або як продавець витрачаєш на адміністративну роботу. Що це нам дає – менше часу на роботу з новими клієнтами. Електронний обмін документами якраз і вирішує цю проблему.

Оксана Ферчук Вчасно Фото

Оксана Ферчук, руководитель проекта «Вчасно»

Стосовно економії грошей: наскільки це вартісна послуга? Власне, чи вдасться тут зекономити?

Оксана Ферчук: На мій погляд, вдасться, особливо якщо дійсно прорахувати ту економію часу, яка вивільняється у вас як у підприємця або у ваших співробітників, для того щоб займатись дійсно продажом або обслуговуванням ваших клієнтів. Будемо уявляти один пакет документів: вам треба надіслати рахунок своєму контрагенту, ви друкуєте цей рахунок, ставити печатку, підпис, вам потрібен конверт, а на конверті потрібна марка. Це вже мінімум 3 гривні. Або, може це недорогий кур’єр – і це 20 гривень. Навіть без урахування вашого особистого часу, вартість такої активності може бути на рівні там 25 гривень. Тепер   уявіть, що це все відбувається в електронному вигляді. 1 секунда – завантажити документ з вашого комп’ютера,  1 секунда – перевірити  на всяк випадок, щоб серце було спокійне, 1 секунда накласти електронно-цифровий підпис, натискаємо кнопку “відправити” і документ моментально вже на другій стороні, у вашого контрагента. Йому приходить повідомлення, за яким він вже знає, що ви надіслали документи, і з нього  треба теж  декілька секунд щоб поставити свій підпис.

І скільки ми  витратимо в цій моделі? 

Оксана Ферчук: Це залежить від обсягу документів, які надсилаються. 

Ну, в середньому, якщо на ринку врахувати ціни?

Оксана Ферчук: Можу сказати ціни нашого сервісу «Вчасно»: до 10 документів на місяць, якщо ви підприємець, у якого не багато документів, ви взагалі відправляєте безкоштовно. Користуйтесь, дивіться, звикайте до нової технології, привчайте своїх клієнтів та контрагентів. Далі вже буде або плата за документ (від 2 грн), або абонплата – від 100 доларів на рік.

Якщо порахувати, то справді у XXI столітті варто користуватися  електронними документообігом. Думаю. що   зараз нас послухають наші слухачі і подумають: ой, я собі справді можу полегшити значно життя. Як почати, що для цього потрібно?

Оксана Ферчук: Виділити 2-3 хвилини свого часу, тобто комп’ютер, інтернет, сісти за комп’ютер і вперед: щоб зареєструватися в сістемі “Вчасно”, потрібно вказати свій ЄДРПО або ІПН – індивідуальний податковий номер; підтвердити свою email-адресу, за якою будете отримувати повідомлення та нагадування про документи, які надійшли. І все.

Супер,  а щодо електронного підпису, пане Антоне, як його отримати і наскільки це важко?

Антон Коков: Зараз це не проблема, і не дуже важко його отримати. Є в нас в Україні АЦСК – це акредитовані сертифікаційні центри України, вони видають ці ключі. Всі фізичні особи-підприємці мають ці ключі, тому що вся звітність подається в електронному виді. Є кілька звітів, які подаються ще в паперовому форматі, але дуже мало залишилось таких. Його можна отримати як за кошти, так і безкоштовно у податковій. Я фізична особо-підприємець і маю ключі від декількох АЦСК. Це законом можливо. Я підписую тими чи іншими ключами. І ті й ті дійсні. В нашому сервісі реєстрація не така проста, але теж швидка. На теперішній час в нас реєстрація тільки за допомогою ЕЦП (електронно-цифрового підпису), будь-якого – це печатка або підпис. Більшу частку інформації ми витягуємо із електронного ключа, для того щоб ніхто не зміг помилитись, щось написати не дуже коректно (літери, якісь символи). А так ми витягуємо всю інформацію, яка вже перевірена і достовірна.

Оксана Ферчук: Можливо розуміти, що електронно-цифровий підпис, дійсно, як каже Антон, має будь-яке українське підприємство на сьогодні. Це взагалі не проблема, не треба думати, де його отримати, але, якщо хочеться мати окремі ключі для підписання або роботі в цій системі – існує безкоштовний варіант, дійсно, – наша податкова, але існують й інші зручні варіанти, наприклад, якщо ви є клієнтом Приватбанку, вони вже мають всю інформацію, яка їм потрібна для генерування ключа для вас, і вони можуть видати вам електронно-цифровий підпис, надіславши електронною поштою. Вам не треба навіть приходити до відділення.

go digital online photo

 

Що потрібно для того, щоб взагалі користуватися цією системою – думаю, усі зрозуміли. А от наскільки безпечно використовувати електронний документообіг? Чи можливо підробити ЕЦП, чи не видалиться цей документ, який підписав, наприклад, контрагент – а він надзвичайно важливий для бізнесу?

Оксана Ферчук: Коли вам надсилають підписи на папері, ви не знаєте, хто насправді підписав цей документ. І є в практиці такі історії, коли у суді контрагент показував, що насправді підпис не справжній, а особа, яка його поставила, не була директором чи бухгалтером – не мала на це право, і таким чином, цей документ не є дійсним. Такий варіант просто виключений при застосуванні електронного документообігу. І при використанні електронно-цифрового підпису, бо у момент накладання електронно-цифрового підпису будь-який сервіс звіряє в онлайні з Центром, який видав цей сертифікат і цей ключ, наскільки це є ключ, чи дійсний на даний момент, кому він належить, і також бере так звану “мітку часу” для того, щоб в нас була інформація не тільки ким підписаний цей документ, але й інформація, в яку дату це сталося. Таким чином, підписання за допомогою ЕЦП набагато надійніше і звільняє від нудної роботи перевірки дійсності підписів  на ваших документах.

А що до зберігання документів? Чи може хтось зайвий, скажімо, подивитися ці документи, мати доступ і т. д.? Наскільки безпечно зберігати свої важливі документи на таких сервісах?

Антон Коков: Більш надійне та безпечне для підприємців, тому що де ви зазвичай зберігаєте це – в папці, вдома або в офісах, які мають багато співробітників або прибиральниць. Доступ до електронного документообігу обмежений. Щодо нас, ми давно і довго використовуємо дата-центри. В них є можливості і обмеження: тобто, по закону регламентується так, щоб документи були збережені в дата-центрах рівня TR3 – це високозахисні дата-центри з обмеженим доступом співробітників самого дата-центру, але доступ до документів, які є підписані, може надати сам підприємець. Це єдиний можливий спосіб десь їх побачити. До речі, Україна має ЕЦП надійні у всьому світі. Гордість бере за Україну й за наші ключі. Європейські ключі формату RSА – не дуже надійні. В нас надійність рівнем вище.

З можливостями електронного документообігу ми вже визначилися, а от цікаво, як цей процес закріплено на законодавчому рівні.

Оксана Ферчук: Досить дивно, але законодавча база, яка дозволяє в електронному вигляді підписувати та зберігати електронні документи, існує в Україні з 2003 року. Є два документи або закони, які дозволяють це робити – Закон «Про електронно-цифровий підпис» і Закон «Про електронний документообіг». Але цікаво, чому ж, маючи такі можливості з 2003 року, цей сервіс не розвивався швидкими темпами. На наш погляд, є дві причини: перша – не дуже позитивно ставились до електронних документів, не дуже вміли з ними працювати перевіряючи органи; і друга причина – не було дешевих, надійних і простих сервісів, які б дозволяли масово використовувати ці послуги. І на сьогоднішній день ситуація змінилась кардинально. Хочу зазначити, що по-перше, з’явилась судова практика, в якій застосовуються елементи з електронним підписом і рішення приймаються такі ж, як для паперових документів. Інша важлива історія – це перевірка податковими органами, і тут треба теж згадати, що в 2015 році податкова розпочала розробку процедури електроної перевірки документів; на сьогоднішній день вони вже вміють працювати з електронними документами. І основна річ – це саме сервіси, на мій погляд, бо електронний документообіг – це слова, які люди пов’язують здебільшого з великими дорогими проектами, які займають багато часу і потребують багато ресурсів. Але зараз технології дозволяють, і наш сервіс зроблений таким чином, що зареєструватися і почати користуватися електронним документообігом можна за дві хвилини, при цьому не витрачати на підготовку або на якісь проектні роботи взагалі ніякого часу і оплачувати цей сервіс по мірі користування. На мій погляд, це має суттєво змінити погляд відношення до електронного документообігу, і саме це призведе до того, що ці послуги будуть використовуватися масово – маленькими та середніми підприємствами.

security-265130_1920

Антон Коков: В 2003 році цей Закон протягнули… Укрзалізниця… в них є додатки з цього закону, де вони підписують в односторонньому порядку – не з обох сторін.

Оксана Ферчук: Їм було зручно.

Антон Коков: Так, їм було зручно. В інших країнах так само відбулося. Залізниця є потужним двигуном цього процесу електронного документообігу. Вони цим давно користуються, давно підсадили всіх своїх контрагентів на електронний документообіг, але ніколи цього не афішували. Держава повинна якось вирости, бо в нас всі контрагенти повинні здавати податковій накладні. Раніше тільки ті, що перевищили суму, значну суму – 100 тис. гривень, потім 50 тис. гривень, і взагалі обмежили терміном 15  днів. Зараз дещо змінили в цих термінах , але це держава повинна змінюватись. Коли вони всі свої звіти перевели в електронний формат, стало зручніше усім. Тоді усі почали приходити і отримувати ЕЦП. Мало того, стало зручніше з ЕЦП взаємодіяти навіть із самою податковою. Заключити контракт з податковою на подання звітності це онлайн: п’ять днів чекаєш, приходять відповіді «Так» і можеш вже подавати звіти і податкові накладні, усі інші запити отримувати. Тому саме податкова має бути готова до цього. І в нас є такий дивний лист, якщо податкова не приймає документи в електронному форматі, то звертайтесь на окрему гарячу лінію. Тому що дуже часто були звернення наших клієнтів, що контролюючі органи не приймають в електронному форматі. В законі прописано так: «треба надати копію документа», але запити їхні не на всі документи, а на окремі. Якщо окремі, то зручно компаніям мати вибірку документів з облікової системи, нажати «Друкувати»,  і друкуються які треба документи з даними про підписання: хто підписував і коли підписував. Такі основні моменти, які можна витягнути з ЕЦП і контролюючому органу, в принципі і бухгалтерії, дають зрозуміти, хто й коли підписав, за ним була печатка і підпис. Це дуже зручно. В нас з платформи можна роздруковувати в невеликих об’ємах, а якщо компанія має великий обсяг документів, то ми пропонуємо завжди інтеграцію.

От пан Антон вважає, що держава має бути рушійною силою, власне, до запровадження електронного документообігу. На сам кінець нашої програми, пані Оксано, ваша думка? Як можна, скажімо так, популяризувати електронний документообіг в нас в Україні?

Оксана Ферчук: Думаю, що рушійною силою буде як завжди бізнес. Якщо з’являється сервіс, який зручний для бізнесу і не протирічить законодавству, це все змінює. Мої сподівання більше на бізнес, особливо на середній та малий: вони гнучкі, швидкі, вони бачать переваги, дуже динамічні. Чекати, як каже Антон, поки великі компанії вирішать робити якийсь великий проект, потім ще декілька місяців чекати на провадження і т. д. – важкий шлях. Це зараз можна зробити, як я неодноразово сьогодні казала, за декілька хвилин, але повинно збігтися декілька умов: ти повинен сам приймати рішення стосовно свого бізнесу, ти повинен розуміти, як міняються бізнес-процеси в тебе на підприємстві або в тебе, як у власника цієї компанії, повинен підготувати свої клієнтів і контрагентів до того, що ти тепер будеш спілкуватися з ним сучасною мовою за допомогою сучасних технологій.

Антон Коков: Я погоджуюсь з тим, що – бізнес, тому коли Оксана каже, що треба розвивати малий бізнес, то середній і крупний розвивають цей малий. Національні мережі запускають процес і всіх підтягують постачальників, крупний бізнес підтягає усіх своїх малих підприємців.

Варто використовувати ЕЦП?

Антон Коков: Дуже варто! Я сам ним користуюсь. У мене їх три. Це дуже швидко і добре, тому я свій документообіг перші пару разів робив з паперами, але потім все в електронному форматі.

Оксана Ферчук: 100%. І можу вам сказати, я впевнена, що наступні 2-3 роки більшість підприємств в Україні – 80% – будуть користуватися саме електронними документами та обмінюватись цими документами моментально через мережу Інтернет. Ця технологія вже дуже доступна і проста. Ще раз зауважу: немає ніяких перепон, щоб вчитись нею користуватися та отримувати переваги цього сервісу.

Отже, впровадження електронного документообігу на підприємстві – завдання дуже відповідальне і часто пов’язане з докорінною зміною діючих бізнес-процесів. Переходити чи ні на електронний документообіг, звісно, вирішувати вам, шановні слухачі. Ми ж вам розповіли про усі можливості таких сервісів. Наразі на ринку існує чимало компаній, які пропонують такі послуги. Порівнюйте, аналізуйте і оптимізуйте свою роботу.

Предыдущие новости